Privacybescherming

Informatieve clausule voor vrouwelijke en mannelijke kandidaten voor een dienstverband (Privacybeleid)

Deze clausule is van toepassing op kandidaten die deelnemen aan wervings- en selectieprocedures die door SILVERHAND worden uitgevoerd ten behoeve van werkgevers die gevestigd zijn in Polen, de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, met inbegrip van buitenlandse uitzendbureaus die werknemers ter beschikking stellen aan inlenende werkgevers. De mannelijke vorm „kandidaat” wordt uitsluitend gebruikt om deze clausule te vereenvoudigen en de leesbaarheid ervan te vergroten. Alle bepalingen ervan zijn in gelijke mate van toepassing op vrouwelijke en mannelijke kandidaten.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, een arbeidsbemiddelingsbureau ingeschreven in het Nationaal Register van Arbeidsbemiddelingsbureaus onder nummer 7822, hierna „Silverhand” of de „Verwerkingsverantwoordelijke” genoemd. Voor zaken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de Verwerkingsverantwoordelijke: per e-mail via rodo@silverhand.eu, per post op bovenstaand adres of telefonisch via +48 539 601 600.

2. Wervingsmodel

Silverhand verleent diensten op het gebied van arbeidsbemiddeling. De potentiële werkgever kan een entiteit zijn die de kandidaat rechtstreeks in dienst neemt of een uitzendbureau dat de werknemer in dienst neemt en hem ter beschikking stelt om werkzaamheden te verrichten ten behoeve van een inlenende werkgever. In het model van tijdelijk werk is het formele werkgeverschap in handen van het uitzendbureau, terwijl de inlenende werkgever de entiteit is ten behoeve waarvan en onder wiens toezicht en leiding het werk feitelijk wordt uitgevoerd. Het uitzendbureau en de inlenende werkgever kunnen deelnemen aan de beoordeling van de kandidaat en aan de organisatie van de volgende fasen van het wervingsproces. Na ontvangst van de gegevens handelen het buitenlandse uitzendbureau en de inlenende werkgever in beginsel als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens, voor zover zij zelfstandig de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen. Zij zijn verplicht de kandidaat hun eigen informatie over de verwerking van persoonsgegevens te verstrekken. Indien het uitzendbureau de werknemer na indiensttreding ter beschikking stelt aan een andere inlenende werkgever of voor een ander project, vindt de verdere verwerking en verstrekking van de gegevens plaats onder verantwoordelijkheid van dat uitzendbureau en de betreffende inlenende werkgever.

3. Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het ontvangen en registreren van de sollicitatie, contact met de kandidaat, beoordeling van kwalificaties, ervaring, bevoegdheden, talenkennis, beschikbaarheid en overeenstemming met de vereisten van de geselecteerde vacature;
• het voorstellen van de kandidaat aan de potentiële werkgever, met inbegrip van een buitenlands uitzendbureau, en – voor zover noodzakelijk – aan de inlenende werkgever;
• het organiseren van gesprekken, beroepsgerichte of taaltests, het voorbereiden van een arbeidsaanbod en documentatie in verband met uitzending naar het buitenland;
• het bevestigen van kwalificaties, beroepsbevoegdheden en het recht om te werken in het land van tewerkstelling;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen die op Silverhand rusten als arbeidsbemiddelingsbureau;
• het waarborgen van de veiligheid van systemen en communicatie, het documenteren van het verloop van het proces, het behandelen van klachten, het voorkomen van misbruik en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van vorderingen;
• het uitvoeren van toekomstige wervingsprocedures – uitsluitend na het verkrijgen van afzonderlijke, vrijwillige toestemming van de kandidaat.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens in het lopende wervingsproces is artikel 6, lid 1, onder b, AVG, dat wil zeggen het op verzoek van de kandidaat nemen van maatregelen die verband houden met de uitvoering van de arbeidsbemiddelingsdienst en het streven naar het sluiten van een overeenkomst met een potentiële werkgever. Voor zover van toepassing is ook artikel 6, lid 1, onder c, AVG een rechtsgrondslag, met name in verband met verplichtingen die voortvloeien uit de regelgeving inzake de arbeidsmarkt en arbeidsbemiddelingsdiensten, evenals artikel 6, lid 1, onder f, AVG, dat wil zeggen het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke, waaronder beveiliging, documentatie van het proces, behandeling van klachten en bescherming tegen vorderingen. De verwerking van gegevens ten behoeve van toekomstige wervingsprocedures vindt plaats op grond van artikel 6, lid 1, onder a, AVG, dat wil zeggen op basis van afzonderlijke toestemming van de kandidaat. Het ontbreken van deze toestemming heeft geen invloed op deelname aan het lopende wervingsproces.

4. Omvang van de verwerkte gegevens

Silverhand kan in het bijzonder de volgende gegevens verwerken: voor- en achternaam, contactgegevens, geboortedatum – indien noodzakelijk, informatie over opleiding, kwalificaties, beroepservaring, arbeidsverleden, talenkennis, bevoegdheden en certificaten, rijbewijs – indien vereist voor de betreffende functie, beschikbaarheid, verwachtingen met betrekking tot de tewerkstelling, informatie over bereidheid tot verhuizing en het recht om te werken, evenals gegevens die tijdens sollicitatiegesprekken worden verstrekt. In de fase van de eerste sollicitatie verlangt Silverhand geen verstrekking van het PESEL-nummer, bankrekeningnummer, burgerlijke staat, informatie over kinderen of een volledige kopie van een identiteitsdocument. Deze gegevens kunnen in een later stadium uitsluitend worden verkregen wanneer dit noodzakelijk is om aan een specifieke wettelijke verplichting te voldoen, de vereiste documentatie voor te bereiden of een overeenkomst te sluiten. Wij verzoeken u om in sollicitatiedocumenten geen gegevens van bijzondere categorieën op te nemen, in het bijzonder informatie over gezondheid, handicap, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens, seksueel leven of seksuele geaardheid, indien deze niet objectief noodzakelijk zijn voor een specifiek proces. Dergelijke gegevens worden uitsluitend actief gebruikt wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat, in het bijzonder afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming op grond van artikel 9, lid 2, onder a, AVG, of een wettelijke verplichting. Informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen van de wet wordt uitsluitend verwerkt wanneer dit is toegestaan door het recht van de Europese Unie of het recht van een lidstaat. De kandidaat dient deze informatie niet te verstrekken indien Silverhand niet heeft meegedeeld dat deze voor de betreffende functie vereist is.

5. Ontvangers van de gegevens

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend voor zover noodzakelijk worden verstrekt aan of toevertrouwd aan:

• personen die door Silverhand zijn gemachtigd om wervingsprocedures uit te voeren en kandidaatprocessen te beheren;
• aanbieders van hosting, e-mail, ATS-, CRM-, HR- en IT-systemen en -diensten, evenals entiteiten die juridische, audit- of informatiebeveiligingsdiensten verlenen;
• potentiële werkgevers die gevestigd zijn in Polen, de EU of de EER, met inbegrip van buitenlandse uitzendbureaus;
• inlenende werkgevers voor wie de kandidaat werkzaamheden kan verrichten, indien de verstrekking van gegevens noodzakelijk is om de kandidaat te beoordelen voor een specifieke functie, een specifiek project of een specifieke periode van terbeschikkingstelling;
• overheidsinstanties en andere entiteiten die op grond van toepasselijke regelgeving gerechtigd zijn de gegevens te ontvangen.

De gegevens kunnen rechtstreeks door Silverhand aan de inlenende werkgever worden verstrekt of via een buitenlands uitzendbureau. De omvang van de gegevens wordt beperkt tot de informatie die nodig is om de kandidaat te beoordelen en het proces te organiseren. Silverhand verstrekt één sollicitatie niet aan een onbeperkt of onbepaald aantal entiteiten. Elke voordracht van een kandidaat dient betrekking te hebben op een concrete vacature, functie, project of werkgever die aansluit bij de kwalificaties en voorkeuren van de kandidaat.

6. Informatie over het uitzendbureau en de inlenende werkgever

Indien de naam van het buitenlandse uitzendbureau of de inlenende werkgever in de vacature of het formulier is vermeld of tijdens het gesprek aan de kandidaat is meegedeeld, kunnen de gegevens in het kader van de betreffende wervingsprocedure aan deze entiteit worden verstrekt. Indien de identiteit van het uitzendbureau of de inlenende werkgever niet eerder bekend is gemaakt, zal Silverhand – vóór de verstrekking van de gegevens – de kandidaat (telefonisch) ten minste informeren over de naam van de entiteit, het land waarin deze gevestigd is, de functie of het type project en de rol van deze entiteit in het wervingsproces. De kandidaat kan weigeren zijn of haar gegevens aan een specifieke entiteit te verstrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de mogelijkheid om aan andere wervingsprocedures deel te nemen.

7. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

De processen waarop deze clausule betrekking heeft, worden uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van werkgevers en inlenende werkgevers die gevestigd zijn in Polen, de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Silverhand verstrekt in het kader van deze processen geen kandidaten aan werkgevers of inlenende werkgevers die buiten de EER gevestigd zijn. Indien het gebruik van een specifieke aanbieder van IT-tools technisch zou leiden tot doorgifte van gegevens buiten de EER, kan een dergelijke doorgifte uitsluitend plaatsvinden overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG, in het bijzonder op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk voorzien mechanisme.

8. Bewaartermijn van de gegevens

Gegevens met betrekking tot het lopende wervingsproces worden bewaard gedurende de looptijd van het proces en in beginsel tot 24 maanden na afloop daarvan, met name om het verloop van de wervingsprocedure te documenteren, klachten te behandelen en vorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Indien de kandidaat voor werk wordt geplaatst of de vereiste documentatie wordt opgesteld, worden de gegevens bewaard gedurende de termijn die voortvloeit uit de toepasselijke regelgeving en gedurende de tijd die noodzakelijk is voor de uitvoering en afwikkeling van de diensten en voor de bescherming tegen vorderingen. Gegevens die ten behoeve van toekomstige wervingsprocedures worden verwerkt, worden 24 maanden vanaf het verlenen van de toestemming bewaard of totdat deze eerder wordt ingetrokken. Na intrekking van de toestemming worden de gegevens niet meer gebruikt voor toekomstige wervingsprocedures, tenzij er een andere rechtsgrond bestaat voor verdere bewaring ervan. In geval van een geschil kunnen de gegevens worden bewaard tot het geschil definitief is beëindigd en de beslissing is uitgevoerd.

9. Vrijwilligheid van het verstrekken van gegevens

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar het ontbreken van gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de kandidaat, het contact met de kandidaat of het opstellen van documentatie kan deelname aan een bepaald wervingsproces onmogelijk maken. Toestemming voor toekomstige wervingsprocedures is volledig vrijwillig. Het ontbreken van toestemming of de latere intrekking daarvan heeft geen negatieve gevolgen voor het lopende proces.

10. Rechten van de kandidaat

De kandidaat heeft het recht om: toegang tot de gegevens te verkrijgen en daarvan een kopie te ontvangen, de gegevens te rectificeren, de gegevens te wissen – in de gevallen waarin de wet daarin voorziet, de verwerking te beperken, de gegevens over te dragen – wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG en de toestemming te allen tijde in te trekken voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd. Intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Het verzoek om gegevens te wissen heeft geen betrekking op gegevens die Silverhand op grond van een wettelijke verplichting of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van vorderingen moet blijven verwerken. Voor de uitoefening van de rechten dient contact te worden opgenomen met Silverhand via rodo@silverhand.eu.

11. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

Indien de kandidaat van mening is dat de verwerking van zijn of haar gegevens in strijd is met de wettelijke bepalingen, heeft hij of zij het recht een klacht in te dienen bij de voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Silverhand neemt ten aanzien van kandidaten geen beslissingen die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloeden, uitsluitend op geautomatiseerde wijze. IT-tools kunnen ondersteuning bieden bij het ordenen en matchen van sollicitaties, maar de uiteindelijke beoordeling van de kandidaat en de beslissing om de kandidaat voor te stellen worden door een persoon genomen of door een persoon goedgekeurd.